Katalog- und PIM System für Reiseveranstalter Teil 1

Was genau macht ein PIM System?

Nach der Devise von Bill Gates "Content is King" dient ein Produkt-Informations-Management (PIM) System in erster Linie dazu, alle Informationen, die zu einem Produkt vorhanden sind, zu verwalten und für verschiedene Vertriebskanäle bereitzustellen.

Ein Reiseveranstalter verkauft eine Reise ausschließlich über die Reise- bzw. Hotelbeschreibung. Die Reisebeschreibung definiert die exakten Leistungsdaten der Unterkunft und gibt Auskunft über die Destination. Außerdem transportieren Bilder, 3D-Panoramen oder Videos die notwendigen Emotionen, die schlussendlich den Kaufimpuls auslösen.

Macht man sich dies bewusst, erkennt man recht schnell, wie wertvoll die Produktbeschreibungen tatsächlich sind.

In der Praxis begegnen uns oft Reiseveranstalter, die ihre Produktbeschreibungen fast analog per Word und die Bilder im Dateisystem verwalten. Diese Unternehmen haben oft das Problem, dass sie die einzelnen Vertriebskanäle wie Printmedien, Online-Shop und ggf. Vertriebsportale manuell mit Inhalten bestücken. Das manuelle Pflegen dieser Medien bedeutet a) einen hohen (finanziellen) Aufwand, b) eine hohe Fehlerquote und c) auch einen oft verzögerten Time-to-Market.

Ein gutes PIM System verwaltet Produktdaten atomar, d.h. die Reisebeschreibung wird in einzelne Datentypen zerlegt. Z.B. bei einer Rundreise: Headline, Subline, Reiseverlauf, Unterkünfte, allgemeine Bilder, Bilder der Unterkunft, Zielgebiet, Geodaten, Reiseart, Anreise, Abreise, Zimmerkategorien, Preise, Zusatzleistungen, Ausflüge, Tickets, etc. Bei einem Hotel: Name, Lage, Ausstattung, Zimmerbeschreibung, Verpflegung, Kinderprogramm, Wellness, Sport, Adresse, Geodaten, Zielgebiet, Bilder (Zimmer, Bar, Wellnessbereich, Pool, Außenbereich), 3D-Panoramen, etc.

Diese Datenstrukturen werden meist individuell für Reiseveranstalter bzw. sein Produktportfolio konfiguriert. Sind die Daten einmalig modelliert, ergibt sich der gigantische Vorteil: Die Daten sind medienneutral und können fortan gleichermaßen für alle Vertriebskanäle genutzt werde. Der Reiseveranstalter kann die Daten für seine Website, bzw. seinen Reiseshop nutzen, kann Vertriebsportale per XML beliefern oder aber die Produktbeschreibungen für die Ausleitung in Printmedien nutzen.

Worauf sollte man beim Kauf eines PIM Systems besonders achten?

Allgemein ist der Markt für PIM Systeme in Deutschland sehr überschaubar; es gibt vielleicht 50 bis 80 Anbieter in dem Bereich. Spezialisiert für Reiseveranstalter gibt es allerdings nur ca. 3 nennenswerte Systeme. Bei der Auswahl sollte man mind. folgende Faktoren berücksichtigen:

• Wird das System permanent weiterentwickelt? Deckt der Wartungsvertrag auch funktionale Erweiterungen ab? Das System sollte einen sog. Changelog führen, welcher alle Änderungen und Erweiterungen der Software dokumentiert. Bedenken Sie, dass die Software für eine Dauer von mindestens 5 bis 8 Jahren eingesetzt werden sollte.
• Sprechen Sie direkt mit dem Softwarehersteller und nicht mit einer vorgeschalteten Vertriebsorganisation.
• Passt der PIM Hersteller zu meinem Unternehmen? Beachten Sie, dass die Einführung der Software mehrere Monate in Anspruch nehmen kann. Alle Projektbeteiligten sollten sich auf Augenhöhe begegnen und bestens kommunizieren können. Ein Softwarekonzern passt oft nicht ideal zu einem kleinen Mittelständler. Die Touristikbranche ist klein und gut vernetzt. Fragen Sie bekannte Unternehmen, wie gut der Hersteller kommuniziert und wie flexibel dieser ist. Für Ihren langfristigen Projekterfolg ist dies ein entscheidender Vorteil.
• Ist die Einbindung von Fremddaten notwendig? Macht es Sinn, Veranstaltersysteme einzubinden? Da hier Preise und Termine hinterlegt sind, kann man diese Daten oftmals für Printmedien nutzen und sehr einfach komplexe Hoteltabellen aufbauen. Gibt es weitere Fremddaten, die genutzt werden können? Möglichkeiten gibt es hier viele: Bildarchive, Bewertungen, Länderinformationen, Einreisebedingungen... etc. Plant man einen neuen Reiseshop, sollte dieser die Daten aus PIM- und Veranstaltersoftware zusammenführen. Das eigene Internetportal ist erstmals völlig getrennt von einem PIM System zu bewerten. Wichtig ist, dass später beides zusammenpasst. Das PIM System sollte eine offene und gut dokumentierte Schnittstelle zur Nutzung der Daten bieten.